Tips – Hvordan gi konstruktive tilbakemeldinger

På jobben er dere i siste innspurt av et prosjekt, en oppgave eller et skift. På tampen oppdager du at en kollega ikke har gjort det som var avtalt. Du vet ikke om jobben ikke er ferdigstilt, eller i verste fall ikke er gjort i det hele tatt! Du kjenner på frustrasjon eller kanskje til og med irritasjon, og lurer på hvorfor din kollega ikke har gjort oppgaven dere ble enige om. Du tenker: «Vi var jo overens om hvem som skulle gjøre hva og hvordan! Dette er så typisk. Denne personen gjør ALDRI jobben sin!»
Konstruktiv

Hvilke alternativer har du?

  1. Si fra til vedkommende at vedkommende må skjerpe seg
  2. Holde det i deg og irritere deg over personen
  3. Lufte din frustrasjon overfor en tredje part

Alternativ 1

Er en måte å få «blåst ut» irritasjonen, og vil forhåpentligvis få din kollega til å fullføre oppgaven neste gang. Risikoen er at du «skader» relasjonen, og kollegaen kan betrakte deg som en «masekjerring» fordi du sa ifra.

Alternativ 2

Skåner relasjonen, men gjør at du retter irritasjonen inn mot deg selv med de ulempene det medfører . Muligens blir du i stedet passiv-aggressiv og uttrykker på en unnvikende måte, at du misliker måten jobben blir utført. Ved å holde tett/ikke få reagert løper du også en risiko for at hendelsen går utover en uskyldig tredjepart enten på jobben eller hjemme. Sist, men ikke minst fører denne taktikken til at oppgaven trolig ikke blir løst tilfredsstillende i neste omgang.

Alternativ 3

Du selv vil kanskje føle deg bedre, men løsningen påvirker ikke den «udugelige» kollegaen til å yte bedre. Videre kan det det å involvere en tredje part føre til at den dårlige stemningen «sprer seg i gangene», uten at det har noen effekt på det faktiske problemet, det vil si at oppgaven ikke utføres som ønsket.

Konklusjon

Ønsker du en tilfredsstillende løsning er det kun alternativ 1, som er aktuell fremgangsmåte. Men hvordan sier man egentlig fra på en konstruktiv måte, slik at oppgaven blir gjort uten at relasjonen til kollegaen får striper i lakken?

I boken «Difficult conversations: How to discuss what matters most», skriver forfatterne at det alltid er tre samtaler vi må sortere ut for oss selv for å håndtere vanskelige samtaler:

  1. Hva som faktisk skjedde
  2. Hvilke følelser som er involvert
  3. Hva situasjonen sier om oss selv

Hvilke følelser som er involvert kan være nyttig å gripe fatt i, så vel egne som følelsene til personen du skal gi tilbakemelding til. Følelser oppstår gjerne fra tankene vi har om hva situasjonen sier om oss. Eksempler på relevante følelser er:

  • Irritasjon
  • Oppgitthet
  • Skam
  • Frykt

Hva situasjonen sier om oss kan være en måte å finne ut hvor følelsene kommer fra. Eksempler på slike tanker kan være:

  • Er jeg kompetent?
  • Er jeg verdig?
  • Hvordan påvirker situasjonen mitt selvbilde?

I dette blogginnlegget skal vi konsentrere oss om den første samtalen; hva som faktisk skjedde

Hva skjedde?

«Hvorfor har du ikke satt på en ny kanne med kaffe? Du vet jo at når du tar den siste kaffen, så skal du sette på en ny! Er du lat eller bryr du deg bare ikke?»

Eksempelet over er en lite hensiktsmessig måte å be noen om å skjerpe seg (eller lite hjelpsomme tanker vi kan ha om en kollega). Utsagnet er spekket av antagelser og beskyldninger:

  • «det er din feil»
  • «du må straffes»
  • «du er et dårlig menneske»

Det å fokusere på skyld er en dårlig idé, og lærer oss ikke hva som virkelig forårsaket problemet, eller hva vi kan gjøre for å hindre at det skjer igjen. Trolig vil denne form for utsagn føre til dårlig stemning fordi ordlyden gjør at mottaker vil prøve å forsvare seg. Muligens vil vedkommende til og med få mindre lyst til å sette på kaffe neste gang hen tar den siste kaffen på kannen.

I en situasjon hvor flere parter er involvert, vil noen som regel ha informasjon som andre ikke er kjent med.  Vi legger merke til forskjellige ting, og tolker det vi ser basert på egen bakgrunn og erfaring. Resultatet kan bli at vårt bilde av hendelsen er svært annerledes enn bildet motparten har:

Hva vi tolker er avhengig av:

a)      Egen erfaring

Vi er ofte ikke klar over hvordan våre erfaringer påvirker egen tolkning av verden. Vi tror gjerne at det bare er sånn. («Jeg har fått vite at vi alltid skal lage ny kaffe når den er tom, så da antar jeg at alle andre også vet det»).

b)      De implisitte reglene vi har lært om hvordan ting burde eller ikke burde være

Vi har behov for disse reglene, men i vanskelige samtaler kan det hjelpe og klargjøre reglene og oppmuntre den andre til å klargjøre sine egne regler. («Vi må alle ta ansvar for at rutinene blir fulgt»).

Ofte leter vi etter informasjon som støtter oppunder de konklusjonene vi allerede har (bekreftelsesbias), og tolker informasjonen på beste måte. Samtidig kan vi lett ignorere eller underkjenne informasjon som motsier konklusjonene våre.

Eller vi tror at vi har all relevant informasjon og derfor ikke leter etter motpartens (ofte skjulte) informasjon. I stedet går vi ut fra at vår viten er sannheten, og at motparten vet det samme. Ved å være nysgjerrig på en ikke-dømmende måte, inviterer vi motparten til å dele informasjonen de har, slik at vi sikrer oversikt. En strategi kan være å dele vår egen informasjon først for og «sparke i gang» samtalen:

«Når jeg skulle hente en kopp kaffe i sted, så jeg at kaffetrakteren var tom og at det ikke var satt på noe ny kaffe. Jeg så at du kom fra kjøkkenet med en kopp kaffe rett før det. Tok du den siste kaffen fra trakteren?»

«Kjenner du rutinen vår om at den som tar den siste kaffen skal sette på en ny kanne?»

«Vet du hvordan du gjør det? Hvis ikke kan jeg vise deg.»

Ved å uttrykke seg på en genuint nysgjerrig og ikke-dømmende måte (inkludert kroppsspråk og tonefall), vil det bli lettere å få fram all relevant informasjon og finne løsninger på hvordan problemet skal unngås i fremtiden.

Konklusjon

Neste gang du kommer i en situasjon, enten på jobb eller privat, hvor du irriterer deg over hva noen andre har gjort eller sagt, kan du prøve å finne svar på disse spørsmålene:

“Hvilken informasjon har de som jeg ikke har, som kan forklare hva som skjedde?”

“Hvordan kan jeg se verden på en måte som gjør at deres perspektiv gir mening?”

Med denne «oppskriften» kan det være at den andre partens adferd gir mer mening og at vedkommende føler seg møtt og sett på en god måte, noe som kan gjøre det lettere for å finne en god løsning sammen.

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Rull til toppen