Som mellomleder må du være sikker på hvordan prosessen har foregått og bakgrunnen for de valg som er tatt av beslutningstagerne i bedriften. Er du usikker eller du opplever at ikke alle muligheter er utforsket, avklar dette med ledelsen før du videreformidler beskjeder til medarbeiderne. Dersom du selv stiller spørsmål ved fremgangsmåten, er det garantert at de ansatte har samme spørsmål, og de kommer til å spørre deg.
Forbered deg slik at du kan besvare følgende spørsmål:
Hvis du kan forklare bakgrunnen for avgjørelsen, hvem som var involvert i avgjørelsen og de ulike argumentene, kan det bli lettere for medarbeiderne å godta nedslående nyheter.
Vær trygg i måten du leverer beskjeden på, også med tanke på kroppsspråket. Tren gjerne sammen med en annen leder eller noen fra personalavdelingen, slik at du er komfortabel med det du skal si og hvordan. Ved behov, ha gjerne med en annen person, som støtte. Forbered ansatte på at du har dårlige nyheter før du kommer med budskapet. Vær omtenksom og uttrykk empati, men vær tydelig på at beslutningen er tatt.
Sørg for at du ikke deler dine eventuelle uenigheter med beslutningen. Gjør du det, vil det kunne forårsake at ansattes misnøye med avgjørelsen øker. Vær klar til å møte sterke følelser fra medarbeiderne, men ikke argumenter for eller imot beslutningen. Beslutningen er allerede tatt, og medarbeidernes motargumenter vil ikke ha en betydning på dette tidspunktet. Men de ansatte trenger å få opplevelsen av at deres meninger og bekymringer blir hørt. Ikke fokuser på dine egne følelser utover det å vise sympati, dette handler ikke om deg.
Etter et opphold (på noen minutter eller dager, alt ettersom), fokuser på fremtiden ved å spørre arbeidstakerne hvordan de tenker at dere kan jobbe konstruktivt fremover, eller hva du eller de ansatte selv kan gjøre for at de skal bli ivaretatt på best mulig måte.
Når det vanskelige budskapet er formidlet må du være obs på at du må håndtere dine egne følelser og psykiske helse. Finn en måte å ta vare på deg selv på. Gå en tur, hvil deg eller tren for eksempel. Ikke avtal et nytt møte kort tid etter, om du kan unngå det. Men avtal gjerne evaluering av din håndtering av saken med en kollega eller noen fra personalavdelingen, som har deltatt i prosessen.
Må dere foreta permitteringer i selskapet kan beskjeden være som følger:
«Jeg har dårlige nyheter. Det har blitt bestemt at vi må gjennomføre permitteringer» (vær direkte, uten muligheter for misforståelser).
«Bakgrunnen er at vi ikke får inn nye ordre/bestillinger på grunn av situasjonen» (forklar årsaken bak).
«Det er veldig beklagelig for de det gjelder, men det er påkrevet for bedriften sin del» (vis forståelse for både ansatte og for beslutningen).
«Hva tenker dere? Har dere noen spørsmål?» (gir rom for at medarbeiderne blir hørt med tanke på deres bekymringer og følelser).
«La oss se på hva vi kan gjøre fremover for å gjøre det beste ut av situasjonen og forberede oss på tiden som kommer» (fremtidsrettet snakk kan aktivisere både de ansatte og bedriften, og gi håp).
Gjør dette:
Ikke gjør dette:
