11 tips for å skape et optimalt digitalt arbeidsmiljø
- Bytt stilling ofte – veksle mellom å stå og sitte
Digitalisering betyr at arbeid utføres mer stillesittende og ofte i statiske, ensidige arbeidsstillinger. Å sitte stille lenge øker risikoen for å dø for tidlig, selv for personer som trener regelmessig. Oppmuntre ansatte til å bevege seg – for å endre stilling. Det kan handle om å benytte hev og senk pult, ta små pauser for å bevege seg, eller foreslå at neste møte avholdes utendørs på tur.
- Jobbe hjemmefra
Den nye teknologien gjør det mulig for mange å jobbe hjemmefra. Prøv å benytte deg av den muligheten noen ganger, slik at du unngår å reise til og fra jobb. Behovet for å møte kolleger og kunder i fysiske møter vil aldri forsvinne, men skiftende miljø på visse arbeidsdager kan redusere stress, øke livskvaliteten og konsentrasjonen. Samtidig kan behovet for dialog mellom ansatte og ledere øke, ettersom fleksibiliteten stiller krav til den enkeltes personlige ansvar.
- Gjennomgå ergonomi
Gjennomgå ergonomien rundt dataskjermen og skrivebordet slik at øynene ikke blir overanstrengt og at det fysiske arbeidsmiljøet ikke bidrar til økt muskel- og skjelettplager. Terminalbriller skal være tilgjengelig på en digital arbeidsplass, og oppløsning og skriftstørrelse skal tilpasses.
- Sørg for god nok opplæring i bruk av digitale verktøy
Å introdusere og velge digitale verktøy er en start, men det betyr ikke at ansatte automatisk endrer arbeidsmåten. Ta en systematisk tilnærming – sørg for at arbeidsrutiner endres, og at alle ansatte er klar over hvordan verktøyene fungerer.
- Forklar fordelene med digitalisering
Digitalisering må støtte opp under, og være basert på, virksomhetens mål og utvikling. Informer ansatte tydelig om hvordan digitalisering kommer virksomheten til gode og la de ansatte være en del av prosessen. Fremhev fordelene og vær oppmerksom på risikoen ved å være tilgjengelig til enhver tid.
- Vær årvåken om risikoen ved en digital tilnærming
Det å være tilgjengelig til enhver tid kan føre til at grensen mellom arbeid og fritid hviskes ut, og faren for å få konsentrasjonsvansker øker. Vær oppmerksom på tidlige signaler om at arbeidstakeren ikke tar fri. Forsikre deg om mulig om at arbeidsdagen er variert. Oppmuntre til korte skjermpauser om dagen og sørg for at de ansatte spiser en skikkelig lunsj.
- Fokuser på brukervennlighet for å effektivisere
Undersøkelser viser at ansatte bruker omtrent 30 minutter om dagen på å håndtere mangler og problemer i de digitale støttesystemene, og at teknologisk uro lett øker stressnivået. Fokuser derfor på brukervennlighet. Forsikre deg om at forskjellige systemer er integrert og synkronisert med hverandre. Sørg for at støttesystemer er tilpasset den ansattes behov. Involver ansatte i utviklingen.
- Utvikle retningslinjer for delt informasjon
Digitalisering gjør det enklere å dele informasjon. Utarbeid retningslinjer for hvordan informasjon deles. Hvem trenger å vite hva? Hva skal mottaker gjøre med informasjonen? Vær tydelig.
- Utvikle en e-postpolicy på jobben
Utvikle en policy for håndtering av e-post og SMS. Definer for eksempel tidsrammer for når e-post og SMS skal besvares. Avklare hvilke forventninger det er til digital tilgjengelighet utenfor vanlig arbeidstid.
- Gi kunnskap om digitalt stress
Digitalisering kan øke arbeidsmengden og skape følelsen av mindre kontroll over eget arbeid. Kunnskap om hvordan digitalt stress oppstår blir derfor stadig viktigere, særlig knyttet til de raske endringene som skjer i dagens arbeidsmarked. Søk derfor kunnskap om dette.
- Følg opp arbeidsmiljøet gjennom digitale pulsmålinger
Administrer det digitale arbeidsmiljøet som en del av det samlede arbeidsmiljøarbeidet. Gjennomfør digitale pulsmålinger. Undersøk, risikovurder, diskuter og følg opp.
