Noen ansatte har helseplager som medfører økt sykefravær. Dette kan være helseplager som er forbigående, andre opplever å få langvarige helseutfordringer som strekker seg over mange år. Hyppig sykefravær er dyrt for en arbeidsgiver, og belastningen på kollegaer blir ofte større i slike perioder. Hvordan kan du som leder gå frem for å bidra til en mer stabil arbeidssituasjon for alle parter?
Den viktige samtalen
Det er vanlig at man som arbeidsgiver kjenner at det er utfordrende å prate med ansatte om sykefravær. Man vil nødig tråkke over private grenser når det gjelder livssituasjon og diagnoser, denne type spørsmål skal man jo også være varsom med. Likevel er dialog samt en positiv innstilling nøkkelen til et godt samarbeid med arbeidstaker. For å oppnå en god oppfølging av den sykemeldte kan ingen av partene innta en passiv holdning. Den ansatte har medvirkningsplikt, noe som innebærer at man aktivt skal medvirke til utarbeidelse og gjennomføring av oppfølgingsplaner. I denne prosessen må man nødvendigvis snakke sammen.
Hva kan gjøre dialogen vanskelig?
Som sykemeldt kan samtalen rundt sykefravær være utfordrende. Mange kjenner seg sårbare over å befinne seg i en situasjon som man ikke ønsker å være i. De fleste mennesker ønsker tross alt å være friske og i stand til å mestre arbeidet sitt. I samtale med den sykemeldte kan dette være en fin inngang til å få kommunisert viktigheten av å beholde medarbeiders kompetanse og personlighet i arbeidsmiljøet. Som sykemeldt kan man kjenne seg litt alene, og dermed usikker i samtale med arbeidsgiver. Noen mennesker responderer på denne usikkerhetsfølelsen ved å bli emosjonell, andre inntar en forsvarsposisjon. Disse emosjonelle responsene fra arbeidstaker kan være krevende å stå i som leder. Man skal kunne ivareta den enkeltes følelser der og da, og samtidig klare å formidle viktigheten av å bli enige om en oppfølgingsplan.
De fleste ledere har stor medfølelse og empati med den sykemeldte, men man kan gjøre seg selv en bjørnetjeneste ved å underkommunisere viktigheten av en konkret oppfølgingsplan.
Oppfølgingsplan
TIPS!
En oppfølgingsplan kan lages som resultat av hyppig sykefravær, man trenger ikke vente til 4 ukers fristen!
Mange ansatte vet ikke hva som kan forventes av tilrettelegging eller hvordan en oppfølgingsplan kan se ut. Det er arbeidsgivers oppgave å forberede seg til samtalen ved å se på ulike muligheter for midlertidig tilrettelegging i bedriften. Ved hyppig og/eller langvarig sykefravær kan det bli aktuelt å se på mer varige løsninger.
Er det for eksempel muligheter internt i bedriften for mer helsetilpassede stillinger? Hyppige faste møter med kjent agenda kan være et nyttig tiltak for å sammen evaluere tiltakene som er under utprøving.
Hva kan man spørre den ansatte om?
I oppfølgingsprosessen kan det være nyttig å ta utgangspunkt i noen åpne spørsmål. Denne type spørsmål kan bidra til at den sykemeldte er i stand til å vurdere sin egen situasjon, og kan virke stimulerende og anerkjennende. Leder må forberede seg på hva som er riktig
å spørre akkurat denne medarbeideren om. «Hva», «hvordan» og «hvilke» spørsmål kan være effektive hjelpere i den viktige samtalen. Eksempler på slike spørsmål kan være:
· Hvordan har du det?
· Hvordan ser du for deg det videre sykefraværsløpet?
· Hvordan har du diskutert gradert sykemelding med din lege?
· Hvordan opplever du samarbeidet med kolleger/leder?
· Hva tenker du at bedriftshelsetjenesten kan bidra med?
· Hva oppfatter du som dine styrker nå?
· Hva ville den ideelle arbeidssituasjonen være for deg akkurat nå?
· Hvordan skal vi holde kontakten i fraværsperioden?
· Hvilke tiltak bør vi prøve først?
· Hva kan vi gjøre for at du skal kunne komme raskere tilbake?
Involver partene!
Det er sentralt å involvere NAV, sykemelder og bedriftshelsetjenesten dersom sykefraværet blir langvarig eller hyppig. Det er nyttig å få frem samarbeidspartenes synspunkter og ideer som kan være viktige bidrag til å komme frem til en langvarig og stabil løsning for både arbeidstaker og arbeidsgiver. Bedriftshelsetjenesten kan bidra med individuelle samtaler med arbeidstaker, samt konflikthåndtering og arbeidsrelaterte årsaker til sykefraværet. Bedriftshelsetjenesten kan også være en nyttig sparrings part for leder i tilfeller der man står litt fast i utfordrende sykefraværssaker. NAV kan informere leder om mulighet til å søke om unntak fra arbeidsgiverperioden i tilfeller der den ansatte har langvarige helseplager som gir risiko for særlig stort sykefravær.
Ekspertbistand
Ekspertbistand er et tiltak å vurdere i tilfeller der en person er sykemeldt over lang tid til tross for behandling og tilrettelegging på arbeidsplassen. Tilskudd til ekspertbistand innvilges via NAV, og er en del av IA-avtalen, og skal bidra til å forebygge og redusere sykefravær på arbeidsplassen
Eksperten skal ikke gi behandling, men gjennom samtaler med arbeidsgiver og arbeidstaker vurdere arbeidsmiljøet og kartlegge årsaken til sykefraværet. Eksperten skal komme med forslag til tiltak som gjør at arbeidstaker kan utføre egen jobb eller annet arbeid for arbeidsgiver. Som et ledd i tilpasning av arbeidsoppgaver for den sykmeldte, kan eksperten kartlegge kompetanse og ferdigheter hos arbeidstakeren. Ta kontakt med oss i DNA Kompetanse for en uforpliktende prat om denne tilskuddsordningen.
Endring er mulig!
Tett og god dialog med den sykemeldte og samarbeidspartnere kan bidra til relevante tilretteleggingstiltak, økonomiske tiltak eller psykososiale tiltak som på sikt vil bidra til en stabil arbeidsdeltakelse for den ansatte. Forutsigbarhet er et viktig stikkord for både arbeidstaker og arbeidsgiver. Gode rutiner for forebygging og oppfølging av sykefravær kan bidra til redusert sykefravær. Det er viktig at alle ansatte gjøres godt kjent med disse rutinene. På denne måten er begge parter innstilt på å innta en aktiv rolle i samarbeidet om å finne gode løsninger.
