Vi opplever at mange ledere synes at reglene for tilrettelegging kan være uklare. DNA Kompetanse har laget en rask og enkel oversikt over hvordan du som leder skal gå frem når du følger opp ansatte som har behov for tilrettelegging.
Arbeidsgiver har i følge arbeidsmiljøloven en særskilt tilretteleggingsplikt for ansatte som står i fare for å bli sykemeldt, eller som er gradert sykemeldt. Denne plikten gjelder uavhengig av om fraværet er arbeidsrelatert eller ikke.
Tilretteleggingsplikten gjelder uavhengig av om behovet for tilrettelegging er kortvarig eller langvarig, og uavhengig av arbeidstakers alder, stillingsgrad og om arbeidstaker har fast eller midlertidig ansettelse. Ved sykefravær er det likevel vanligst å drøfte midlertidige, tidsbestemte tilretteleggingstiltak.
I utgangspunktet skal arbeidstaker gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid. Dere kan sammen se på om det i en periode kan:
DNA Kompetanse erfarer at både ansatte og ledere kan oppleve samtalen om tilrettelegging som utfordrende. Vi har tidligere skrevet om gjennomføring av den gode samtalen. Uavhengig om det er fysiske eller psykiske årsaker til sykefraværet kan det være nyttig for begge parter å forberede seg godt når dere skal snakke om aktuelle tilretteleggingsmuligheter på arbeidsplassen. Fra arbeidsgivers ståsted er det sentralt å få kartlagt hvilke arbeidsoppgaver som kan gjennomføres, evt hvilke tilpasninger som må til for å klare å gjennomføre dem. De fleste ansatte er på forhånd ukjent med mulighetene for midlertidig tilrettelegging. Et tips kan derfor være å i forkant be den ansatte tenke gjennom og skrive ned:
I denne utredningsfasen kan det være nyttig å benytte et funksjonsvurderingsskjema. På denne måten kan det være lettere å danne seg et bilde over de ulike arbeidsoppgavene – og ta stilling til hva som kan gjennomføres, hva som delvis kan gjennomføres og hva som ikke kan gjennomføres.
Vi anbefaler å skriftliggjøre tilretteleggingstiltakene i en handlingsplan, der det også avtales tidspunkt for evaluering av tiltakene. Vi anbefaler å formulere planen så detaljert som mulig, dette vil også gjøre evalueringen enklere.
Den digitale oppfølgingsplanen til NAV er et godt arbeidsverktøy som bidrar til at prosessen blir mest mulig transparent for begge parter. DNA Kompetanse har utarbeidet en sjekkliste som arbeidsgiver kan bruke i sykefraværsoppfølgingen.
På generell basis er det nyttig at alle ansatte kjenner til medvirkningsplikten som beskriver at arbeidstaker aktivt skal medvirke i prosessen med tilbakeføring til arbeid. Denne kan de ansatte gjøres kjent med på avdelingsmøter, via informasjon om sykefraværsoppfølgingsrutiner i bedriften eller i en onboardningsprosess.
Medvirkningsplikten omfatter også den generelle utførelsen av arbeidsoppgavene og hver enkelt medarbeiders ansvar for å bidra til et positivt arbeidsmiljø. Medvirkning er en viktig faktor for å sikre en positiv utvikling, motivasjon og helsefremmende arbeidssituasjoner hos den ansatte.
Arbeidsgivers plikt til å tilrettelegge for sine ansatte er omfattende. I arbeidsmiljøloven kapittel 4-6 formidles det at arbeidsgiver, så langt det er mulig skal iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid.
Arbeidsgiver må i hvert tilfelle gjennomføre en helhetsvurdering på hvilke tilretteleggingstiltak som kan være mulig å gjennomføre. Disse tiltakene skal være forenelig med øvrig drift, samt ikke øke belastningen på de resterende arbeidstakerne.
Dersom det viser seg at tilrettelegging kan bli utfordrende å få til i arbeidstakers nåværende stilling, må det ses på muligheter for andre arbeidsoppgaver internt i virksomheten. Med bakgrunn i den enkeltes kvalifikasjoner kan det vurderes om den ansatte har fortrinnsrett til andre ledige stillinger i bedriften.
Av og til kan man som arbeidsgiver oppleve at man står litt fast i utfordrende sykefraværssaker. Da er det godt å vite at det er hjelp å få. NAV sitt Arbeidslivssenter har rådgivere tilgjengelige for alle type virksomheter. NAV har også et kostnadsfritt tilbud som heter Ekspertbistand der en nøytral ekstern kompetanseperson bidrar med kartlegging, avklaring og foreslår tiltak i enkeltsaker. DNA Kompetanse tilbyr dyktige konsulenter som kan bistå bedriften med denne tjenesten. Les mer om ekspertbistand HER.
Sammen med NAV kan det drøftes om det kan være hensiktsmessig å vurdere et arbeidsrettet tiltak som kan bistå med individuelle og arbeidsmessig tiltak for den ansatte. Vi i DNA Kompetanse erfarer at tidlig dialog med NAV omkring de ulike tiltakene er en stor fordel for å forebygge langtidsfravær.
I DNA Bedriftshelsetjeneste er vi opptatt av å formidle at forebyggende arbeidsmiljøtiltak er en god investering, da bedriften på denne måten kan sikre en positiv utvikling, motivasjon og helsefremmende arbeidssituasjoner for de ansatte.
Mange opplever at grensene og reglene for tilrettelegging er uklare. I det forebyggende sykefraværsarbeidet oppfordres de ansatte til å prate med leder før man går til legen dersom det er forhold privat eller på jobb som påvirker arbeidskapasiteten. Vi erfarer at noen ledere kjenner at det er utfordrende å finne en perfekt balanse mellom tilretteleggingstiltak og drift. I mange tilfeller kan det derfor være hensiktsmessig å samarbeide med ansattrepresentantene i bedriften for å bli enig om en felles politikk for tilrettelegging som ivaretar alle arbeidstakerne. Idebanken har laget et nyttig verktøy som bedriften kan ta i bruk for å få oversikt over og evaluere de ulike tilretteleggingstiltakene.
