Medarbeidersamtalen som motivasjonsverktøy – og mulige fallgruver! 

Det er viktig at medarbeidersamtalen gjennomføres på en trygg og god måte. Nederst i artikkelen tar vi for oss fallgruvene som man risikerer å oppleve dersom samtalen ikke er godt nok forberedt. 

Hvorfor formell medarbeidersamtale? 

Rutiner for gjennomføring av slike samtaler bør være en del av virksomhetens systematiske HMS rutine. Ved å bruke faste skjema er effekten målbar over tid, og det er forutsigbart hva som blir tatt opp. 

Samtalen kommer kanskje også til noenlunde samme tid hvert år, og kan være en god sjekk på at det som er avtalt er utført innen satte frister.   

Uformelle samtaler i korridoren eller innimellom i løpet av arbeidsdagen er veldig godt for trivsel og relasjonsbygging, men en formell samtale skaper en mer nøytral grunn og krever forpliktelse og bidrag fra begge parter. Ved skifte av leder, vil de samme temaene bli tatt opp uavhengig av leders stil etc.  

Hva er en medarbeidersamtale? 

En medarbeidersamtale er en en-til-en samtale mellom en leder og en ansatt hvor man for eksempel diskuterer: 

• Hvordan man gjennomfører arbeidsoppgavene (med vektlegging av det positive) 
• Arbeidsmiljø og trivsel 
• Motivasjon: Hvilke arbeidsoppgaver trives den ansatte mest med? 
• Utvikling: Finnes det områder som den ansatte ønsker å øke kompetansen sin på? Arbeidsoppgaver som man ønsker å gjøre mer eller mindre av? 
• Andre temaer som er relevante for jobben.  

Målet med en medarbeidersamtale er å gi både lederen og den ansatte en mulighet til å diskutere hvordan arbeidet går, tematisere hva som fungerer og hva som kan forbedres, samt sette mål for fremtiden. 

Våre tips til en god prosess rundt medarbeidersamtalen: 

• God informasjon i forkant. Hva er hensikten og målsettingen med samtalen?  
• Gjennomfør samtalen på et nøytralt sted. Unngå å bruke leders kontor. Kanskje det finnes hyggelige lokaler i nærmiljøet som kan benyttes? 
• Eventuelt kan dere vurdere en walk and talk løsning. Da er det ofte lettere å føre en åpen og uformell prat.  
• Gi konkrete positive tilbakemeldinger! Forbered deg og finn konkrete eksempler på situasjoner som den ansatte har håndtert på en god måte. 

• Undersøk den enkeltes behov for oppfølging/samtaler utover medarbeidersamtalen 
• Mot slutten av samtalen konkretiseres tiltak. Eventuelt settes det av tid i kalenderen til en oppfølgingssamtale. 

Som virksomhet kan det være hensiktsmessig å tilby lederne veiledning, slik at de får økt trygghet til å gjennomføre denne type samtaler. Gjerne legg til rette for erfaringsutveksling og kollegaveiledning mellom mellomledere.  

Gjennomføring av samtalen 

Under selve samtalen bør begge parter ha anledning til å snakke og lytte til hverandre. Sett av god tid til samtalen. Lederen bør gi feedback og veiledning til den ansatte, og hjelpe til med å sette realistiske og meningsfulle mål. Den ansatte bør også ha mulighet til å gi feedback til lederen, og diskutere eventuelle utfordringer eller bekymringer som de opplever på jobben. Det er klokt å benytte en mal for medarbeidersamtale slik at man sikrer å få gjennomgått alle planlagte tema. 

Individuell tilnærming 

Det er også viktig å være bevisst på at medarbeidersamtaler kan ha ulik betydning for ulike ansatte, og det kan være nyttig å tilpasse samtalen til den enkeltes behov og ønsker. Noen ansatte kan for eksempel ha behov for mer veiledning og oppfølging enn andre, og det kan være hensiktsmessig å tilby dette i form av hyppigere samtaler eller veiledning utenom medarbeidersamtalen. 

Oppfølging av samtalen 

Etter medarbeidersamtalen er det viktig at både lederen og den ansatte tar ansvar for å følge opp de avtalte målene og tiltakene som ble diskutert. Lag dere konkrete oversikter og tidsfrister. Medarbeidersamtalen bør ikke sees på som en isolert hendelse, men som en del av en kontinuerlig dialog mellom leder og ansatt. Oppfølging og evaluering av samtalen er derfor avgjørende for å sikre at den gir verdi, og bidrar til formålet som er å utvikle både den enkelte ansatte og organisasjonen som helhet. 

Medarbeidersamtalens fallgruver: 

Medarbeidersamtalen har også noen fallgruver. I noen tilfeller kan den til og med føre til demotivasjon og konflikter.  

Noen eksempler kan være: 

• Lederen er ikke tilstrekkelig forberedt, og samtalen blir overfladisk og lite konstruktiv 

• Lederen fokuserer utelukkende på svakheter og mangler, uten å anerkjenne og utvikle de ansattes styrker 

• Lederen gir diffuse tilbakemeldinger og målsetninger, og det er uklart hva som forventes av den ansatte 

• Lederen blir for opphengt i å følge skjemaet, og kan derfor gå glipp av «den gode samtalen» 

• Lederen har en autoritær lederstil som hindrer den ansatte i å være åpen og ærlig, og samtalen blir en formalitet uten reell verdi 

Å omdøpe medarbeidersamtalen til en motivasjonssamtale kan ha positive effekter! Samtalen skal legge vekt på å skape et positivt og konstruktivt dialogforhold mellom leder og ansatt. Dette kan også bidra til å fjerne fokus fra eventuelle negative aspekter og heller vektlegge muligheter for personlig og profesjonell utvikling. 

Lykke til!