Konflikter på jobben - hva er viktig å tenke på?

Leder har i følge arbeidsmiljøloven en aktivitets- og omsorgsplikt, noe som betyr at man plikter å ta grep dersom konflikter oppstår i arbeidsmiljøet.

Hva kjennetegner en konflikt?

Konflikter kan deles opp i to kategorier:

• Kald konflikt. Konflikter som for eksempel handler om sakshåndtering, gjennomføring av oppgaver eller behov. Denne type konflikter er helt nødvendige for å oppnå god kvalitet på produktet eller tjenesten man leverer. Et godt ytringsklima fordrer at det foreligger høy grad av psykologisk trygghet for å sikre at alles meninger og synspunkter kommer frem. I et sunt og trygt arbeidsmiljø tåler man en god diskusjon og uenighet om sak.
• Varm konflikt. Mange ganger er kalde konflikter kilde til såkalte varme konflikter. I en varm konflikt kjenner vi at sterke følelser vekkes. Et tegn på varm konflikt er at fokuset har beveget seg fra sak til person. Varme konflikter kan oppstå mellom ansatte, men også mellom grupperinger i personalet. Konflikter mellom leder og ansatte kan også utvikle seg til å bli varme konflikter.

Varme konflikter kan føre til psykiske og fysiske helseplager. Søvnproblemer, stressaktivering, bekymringstanker og selvkritikk kan føre til kroppslige smerter, samt angst og depresjon. Det er derfor utrolig viktig å adressere konflikter på et tidlig tidspunkt for å forebygge sykefravær.

I varme konflikter er det også vanlig å begynne å involvere andre personer i arbeidsmiljøet. Det er naturlig for oss å søke sosial støtte for eget synspunkt. Ulempen med dette er at konflikten dermed kan påvirke hele arbeidsmiljøet i virksomheten negativt.

Forebygging

Potensialet for konflikter avtar på arbeidsplasser der det foreligger forutsigbarhet rundt oppgaver, ansvarsfordeling og orden. Når det er tvetydighet, skapes det mer rom for å bygge egne oppfatninger.  

En robust samarbeidskultur handler i bunn og grunn om å skape et godt organisatorisk og sosialt arbeidsmiljø som er preget av god vilje, vennlighet, åpen kommunikasjon og vilje til å lytte til hverandre. Det systematiske HMS arbeidet bør gjennomsyres av viktigheten av ansattmedvirkning og gode rutiner for tilbakemeldinger, håndtering av avviksmeldinger og meningsutveksling.

Det er sentralt å ha gode rutiner på korrekt saksbehandling og dokumentasjon av prosessen rundt konflikthåndtering.

Viktigheten av tidlig dialog  

For å forebygge skadelige konflikter i arbeidsmiljøet er det viktig at det finnes forum for dialog, diskusjon og varsling. Uenigheter som ikke håndteres vil i mange tilfeller utvikles til konflikter, og jo lengre konflikten får leve jo vanskeligere vil løsningen være.

Konflikter som vedvarer over tid og ikke lar seg løse, kan ende med sanksjoner fra arbeidsgivers side. Denne type virkemidler kan medføre store kostnader og høy ressursbruk.

En viktig tommelfingerregel er derfor å forsøke å løse konflikten eller uenigheten så raskt som mulig og på lavest mulig nivå. Inviter de ansatte inn til en samtale med følgende agenda:

• Begge sider av saken legges frem
• Megling mellom partene, med mål om å komme frem til en felles enighet om veien videre
• Avklaring på hvordan det forventes at man samarbeider i tiden fremover
• Avtale om tidspunkt for oppfølgingssamtale innen ca 14 dager

Dersom leder kjenner seg usikker på rollen som megler kan man velge å hente inn ekstern kompetanse, for eksempel fra HR eller bedriftshelsetjenesten.

Hvordan kan bedriftshelsetjenesten bistå?

Vi i DNA Bedriftshelsetjeneste kan bistå virksomheten med blant annet:

• Veiledning innen systematisk HMS arbeid for å forebygge skadelige konflikter i arbeidsmiljøet
• Veiledning til ledere som opplever konfliktsaker i arbeidsmiljøet
• Lederveiledning individuelt eller i gruppe
• Undervisning om ytringsklima, varsling og kommunikasjon
• Bistand til megling i ansattgruppen
• Gjennomføring av faktaundersøkelser
• Gjennomføring av arbeidsmiljøkartlegging
• Individuell oppfølging av ansatte som befinner seg i konflikter på arbeidsplassen