Har du medarbeidere som er i vanskelige livssituasjoner?

Tegn som bør utløse ekstra oppmerksomhet fra leder, er når en medarbeider:

• Endrer adferden. En vanligvis energisk og livlig person kan bli stille og innesluttet. En du oppfatter som beskjeden og fåmælt kan bli irritabel og oppfarende.
• Trekker seg unna sosiale arenaer på jobben, eller ofte dropper lunsjpausen.
• Over tid rapporterer om dårlig søvn og for lite inntak av mat.
• Mister interesse for personlig hygiene og/eller eget utseende.
• Får problemer med å gjennomføre ordinære arbeidsoppgaver.
• Oppgir konsentrasjonsvansker, stress eller sliter med å holde følge i samtaler.
• Oppfattes som trist og likegyldig og viser lite initiativ og glede.
• Har problemer med grensesetting og tar på seg store mengder arbeidsoppgaver.

Ledere oppdager sjeldent at ansatte har det vanskelig før det har gått så langt at forholdene påvirker arbeidsoppgavene. I så måte kan arbeidsmiljøundersøkelser og medarbeidersamtaler være nyttige verktøy for å avdekke uheldige forhold på jobb eller privat. Ulempen med denne type undersøkelser er at de som regel gjennomføres en gang i året. Ved hjelp av DNA Kompetanse sin app «Har du det bra på jobben» kan bedriften imidlertid fortløpende ta temperaturen på hvordan de ansatte har det.  Gjennom hyppige målinger en gang i måneden kan medarbeiderne anonymt melde om utfordringer knyttet til egen helse, mobbing, arbeidsbelastning etc.  Leder vil derved få oversikt over hva som rører seg i avdelingen, samt hvor mange ansatte som melder om utfordringer innenfor ulike måleparametrene, og kan  iverksette tiltak. Hver ansatt kan også via appen be om å bli kontaktet av ekstern konsulent hos DNA Kompetanse for å få bistand til sine utfordringer.

Hva kan du som leder gjøre?

Tidlig dialog er stort sett det viktigste verktøyet man har for å lykkes med å skape trygge rammer og god kommunikasjon med medarbeidere. Planlegg rammene for en samtale ved å sette av god tid. Forbered deg også på gode spørsmål og formuleringer. Det er fornuftig å være direkte og åpen i kontakten. Et eksempel på hvordan man innleder en samtale kan være: «Jeg opplever at du ikke er så glad for tiden, og lurer på om du har det vanskelig på noen måte». Ha fokus på å lytte og la medarbeideren få snakke ut om egen opplevelse. Vent med å gi råd eller komme med motargumenter.

I denne type samtale er det viktig at du er deg selv, men unngå at samtalen blir for personlig. Si fra dersom den ansatte tar opp ting som det er bedre at vedkommende snakker med legen eller andre om. Påse at du ikke går inn i terapeutrollen. Tema bør være arbeidssituasjonen, og utfordringene der. Kartlegg om vedkommende får støtte fra andre, hvordan medarbeideren mener arbeidsinnsatsen påvirkes, og hvordan han/hun opplever å bli møtt av andre kollegaer. Ofte medfører psykiske helseutfordringer stor grad av selvkritikk og nedsatt selvfølelse. Kom gjerne med eksempler på hvordan medarbeideren er betydningsfull ved å tilbakemelde hvordan du selv opplever at personen fungerer på jobben. Legg vekt på det positive.

Det kan være nyttig å kartlegge innenfor hvilke områder medarbeider kjenner mestring. Vær åpen for å tilrettelegge arbeidsoppgaver så langt det lar seg gjøre. Men husk at tilrettelegging er en midlertidig ordning.

Et generelt råd er at det er sentralt å fokusere på forebygging og helsefremmende arbeidsplass. Dette kan gi seg utslag i økt jobbtilfredshet hos ansattgruppen og færre jobbrelaterte plager.

Hva om medarbeideren blir sykmeldt?

Mange arbeidsgivere er usikker om hvordan møte en medarbeider som er sykmeldt som følge av psykiske helseutfordringer. Følg retningslinjene som gjelder for oppfølging ved sykefravær. Ta kontakt med den sykmeldte. Hvis sykemelder mener at medarbeider skal skjermes for kontakt, vil dette skriftliggjøres på sykmeldingsblanketten. I samtaler med medarbeider skal fokuset holdes på medarbeiders funksjon på jobb, ikke på diagnosen.

Husk! Det er bedre å ta kontakt en gang for mye enn en gang for lite, og selv om den sykmeldte virker avvisende, gir det stor verdi at du bryr deg. Spør hvordan han eller hun har det. Fortell at vedkommende er savnet, uten at det legges press på den sykmeldte. Vær bevisst på at du kan bidra til å påvirke motivasjonen hos medarbeider. Det kan være utfordrende for en som er sykmeldt å være kreativ og drive frem sin egen sak. Kan det være aktuelt å vurdere en gradert sykemelding? Legg gjerne frem forslag til hvordan dette praktisk kan løses med tanke på trygge rammer når det kommer til arbeidsoppgaver, arbeidstid osv.

Et tips er å ta i bruk sykmeldingsblankettens kommunikasjonsmulighet. Arbeidsgiver kan tilbakemelde muligheter på arbeidsplassen på feltet for «mer informasjon», noe som kan være et godt utgangspunkt for samarbeid. Dialogmøtet er en mulighet for å innlede et godt samarbeid med helsetjenesten og eventuelt NAV.

Skal det tilrettelegges i forhold til arbeidsoppgaver vurder om det er hensiktsmessig å ta tillitsvalgt/verneombud med på råd, da andre kollegers arbeidssituasjon kan påvirkes ved tilrettelegging for en person. Hvordan kan andre ansatte i så fall involveres? Bli enig med den sykmeldte om hva du som leder kan informere avdelingen om.

Tips til den gode samtalen

1.      Vær åpen om hvorfor du tar initiativ til samtalen. Legg et grunnlag for rammen i samtalen, at den skal handle om jobben. Formidle at du gjerne vil tilrettelegge arbeidssituasjonen slik at tilbakeføringen til arbeid blir en positiv prosess. Husk å unngå å snakke om diagnose, men vis omsorg og omtanke for hvordan medarbeideren har det.

2.      La oss snakke om jobben din:

• Slik som situasjonen din er nå, hva tenker du om arbeidsoppgavene dine?
• Er det noen av oppgavene som bekymrer deg? Opplever du at noe er for krevende? Her er det viktig å lytte og la medarbeider fortelle. Vis at du forstår. Gå så videre og vurder muligheter for tilpasning.
• Hvilke arbeidsoppgaver liker du og trives med?
• Hvilke arbeidsoppgaver setter du mest pris på å gjøre? Understøtt gjerne med ros og konkrete eksempler som underbygger det vedkommende gjør bra.
• Gå videre inn på de konkrete arbeidsoppgavene. Ha klar en liste over arbeidstakers oppgaver opp mot avdelingens oppgaver. Gå igjennom oppgavene punktvis.
• Oppnå enighet om de oppgaver vedkommende skal skjermes for en tid fremover, hvilke oppgaver som skal gjøres og hvem som eventuelt kan bistå i gjennomføringen.
• Tilrettelegging er gjeldende for en begrenset periode, sett gjerne opp et tidspunkt for evaluering. Vær gjerne raus med tilrettelegging i en startfase.

3. Utarbeid en skriftlig oppsummering og plan for videre tiltak. Sett opp tidspunkt for nytt oppfølgingsmøte. Samarbeid med medarbeider når det kommer til hyppigheten av møter/sjekkpunkter – enkelte kan ha nytte av korte samtaler underveis, andre trives best med fast avsatt tid og agenda. Eventuelt en kombinasjon av begge deler.

4. Spør avslutningsvis hvordan medarbeideren har opplevd samtalen.

Les mer i veilederen fra idebanken.no

Kilder: Idebanken og Norsk forening for kognitiv terapi